Jak założyć firmę w Polsce? Kompletny przewodnik krok po kroku

Założenie własnej firmy to krok, o którym myśli wielu Polaków. Kusi perspektywa samodzielności, elastycznego czasu pracy i realizacji własnych pomysłów. Choć formalności mogą wyglądać na skomplikowane, w praktyce proces jest prostszy, niż większości osób się wydaje. Dzięki narzędziom online i pomocy specjalistów przejście “na swoje” jest dziś dostępne dla wielu osób. Najważniejsze jest dobre przygotowanie i zrozumienie kolejnych etapów – od wyboru formy prawnej, przez rejestrację, aż po podatki i ubezpieczenia. W tym artykule przeprowadzimy Cię przez wszystkie główne kroki, żebyś mógł spokojnie zacząć własny biznes.

Wiele osób boi się urzędów i papierów, ale jak zobaczysz, często nie ma ku temu powodów. Ten poradnik ma pokazać, że otwarcie działalności gospodarczej nie musi być trudne. Czeka Cię 12 kroków, które przygotują Cię do rejestracji firmy. Po ich przejściu będziesz wiedział, co robić i jak zacząć działać.

Kto może założyć firmę w Polsce?

W Polsce w zasadzie każdy może założyć firmę. Ustawa Prawo przedsiębiorców mówi, że rozpoczęcie, prowadzenie i zakończenie działalności gospodarczej jest wolne i równe dla wszystkich. Są jednak pewne warunki. Najważniejszy to pełnoletność. Osoba, która chce samodzielnie prowadzić jednoosobową działalność gospodarczą, musi być pełnoletnia, bo tylko wtedy ponosi pełną odpowiedzialność i może samodzielnie podejmować decyzje.

Osoby w wieku 13-18 lat mają ograniczoną zdolność do czynności prawnych. W praktyce oznacza to, że w wielu sprawach będą potrzebowały zgody lub działania rodziców czy opiekunów prawnych. Nie mogą samodzielnie zawierać umów z klientami. Dodatkowo firma nie może zostać założona przez osobę, na którą sąd nałożył prawomocny zakaz prowadzenia działalności gospodarczej (np. za przestępstwa skarbowe lub podatkowe), ani przez osobę całkowicie ubezwłasnowolnioną.

Jakie są warunki formalne do prowadzenia działalności gospodarczej?

Zgodnie z Prawem przedsiębiorców działalność gospodarcza to „zorganizowana działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i w sposób ciągły”. Jeśli działasz w celu zarobku, masz jakiś plan, narzędzia, miejsce pracy i powtarzalne zlecenia (a nie jedną jednorazową usługę), to najpewniej prowadzisz działalność gospodarczą. Żeby robić to legalnie, trzeba zarejestrować się w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Wpisują się tam osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność oraz osoby, które chcą być wspólnikami spółki cywilnej.

Niektóre rodzaje działalności wymagają dodatkowych warunków – np. konkretnych uprawnień zawodowych, odpowiednich pomieszczeń czy sprzętu. W wielu branżach trzeba mieć licencję, koncesję, zezwolenie lub wpis do rejestru działalności regulowanej. O te dokumenty występuje się już po zarejestrowaniu firmy.

Czy obcokrajowiec może założyć firmę w Polsce?

Polskie obywatelstwo nie jest potrzebne, żeby założyć jednoosobową działalność gospodarczą. Obywatele państw UE i EOG mogą prowadzić firmę w Polsce na takich samych zasadach jak Polacy.

Osoby spoza UE i EOG też mogą prowadzić działalność gospodarczą w Polsce na takich zasadach jak obywatele polscy, ale muszą mieć odpowiedni dokument pobytowy. Może to być np. zezwolenie na pobyt stały, pobyt rezydenta długoterminowego UE albo pobyt czasowy wydany w związku ze studiami. Przed założeniem firmy warto sprawdzić, czy konkretny dokument pobytowy daje prawo do prowadzenia działalności.

Kiedy nie musisz rejestrować działalności gospodarczej?

Nie każda praca zarobkowa wymaga od razu rejestracji firmy. Jeśli spodziewasz się małych przychodów, możesz działać jako osoba prowadząca tzw. działalność nierejestrowaną (nieewidencjonowaną). To drobna działalność osób fizycznych, która nie wymaga wpisu do CEIDG.

Warunki prowadzenia działalności nierejestrowanej:

• jesteś osobą fizyczną,
• nie działasz w ramach spółki cywilnej,
• nie prowadzisz działalności regulowanej (czyli takiej, która wymaga zezwoleń lub koncesji),
• nie prowadziłeś działalności gospodarczej w ciągu ostatnich 60 miesięcy,
• w żadnym miesiącu przychody nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. to 3499,50 zł).

Od 1 stycznia 2026 r. limit będzie liczony kwartalnie i wyniesie 225% minimalnego wynagrodzenia. Przy przewidywanej płacy minimalnej 4806 zł będzie to 10 813,50 zł na kwartał.

Jeśli w którymś miesiącu przekroczysz limit, masz 7 dni na rejestrację firmy w CEIDG. Istnieją też działalności całkowicie wyłączone z obowiązku rejestracji, bez względu na przychody, np. agroturystyka rolników, wyrób wina przez rolników czy rolniczy handel detaliczny.

Jaka forma działalności gospodarczej będzie najlepsza?

Wybór formy prawnej to jedna z pierwszych ważnych decyzji. Wpływa na odpowiedzialność właścicieli, sposób płacenia podatków i poziom formalności. W Polsce jest kilka typów działalności i każdy ma plusy i minusy. Przed wyborem warto pomyśleć o planowanej skali biznesu, wysokości środków, którymi dysponujesz, i ryzyku, jakie jesteś gotów przyjąć.

Dla większości początkujących, freelancerów i osób świadczących usługi najprostsza i najczęściej wybierana jest jednoosobowa działalność gospodarcza. W zależności od tego, co chcesz robić, można też rozważyć spółkę cywilną lub spółki prawa handlowego. Dobrze dobrana forma ułatwia rozwój i ogranicza problemy organizacyjne.

Najpopularniejsze formy działalności gospodarczej

Najczęściej spotykane formy prowadzenia działalności w Polsce to:

• Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG): Najprostsza forma – dla osoby, która chce działać samodzielnie. Nie wymaga wspólników ani kapitału na start. Rejestracja odbywa się przez wpis w CEIDG.
• Spółka cywilna: Wymaga co najmniej dwóch wspólników (osób fizycznych lub prawnych). Spółka nie ma osobowości prawnej, a wspólnicy odpowiadają za jej długi całym swoim majątkiem. Prosta w założeniu, ale wymaga umowy między wspólnikami.
• Spółki prawa handlowego:
  • spółki osobowe (jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna),
  • spółki kapitałowe (z o.o., akcyjna, prosta spółka akcyjna).

  Są bardziej skomplikowane, zwykle wymagają kapitału i rejestruje się je w KRS.

Najwięcej nowych firm powstaje jako JDG lub spółka cywilna – ze względu na prostotę i niższe koszty.

Różnice między jednoosobową działalnością gospodarczą a spółką

Główne różnice między JDG a spółkami dotyczą odpowiedzialności za długi, kapitału i formalności. W JDG przedsiębiorca działa we własnym imieniu i odpowiada za zobowiązania całym swoim majątkiem prywatnym i firmowym. JDG nie ma osobowości prawnej, więc umowy podpisujesz swoim imieniem i nazwiskiem.

W spółce z o.o. (najpopularniejszej spółce kapitałowej) wspólnicy co do zasady ryzykują tylko kapitałem, który wnieśli do spółki. Minimalny kapitał zakładowy to 5000 zł. Spółka ma osobowość prawną, czyli jest odrębnym podmiotem od właścicieli. Daje to większą ochronę majątku osobistego, ale wiąże się z bardziej złożonymi formalnościami, wyższymi kosztami startu i prowadzenia oraz obowiązkiem pełnej księgowości. W spółkach osobowych (np. jawnej) wspólnicy często odpowiadają za długi spółki swoim majątkiem, zwykle solidarnie i bez ograniczenia.

Wady i zalety wybranych form działalności

Jednoosobowa działalność gospodarcza (JDG):

• Zalety:
  • Proste i darmowe założenie, możliwość rejestracji online.
  • Brak wymaganego kapitału na start.
  • Pełna kontrola nad firmą i decyzjami.
  • Nieskomplikowana księgowość (KPiR lub ewidencja przychodów).
  • Łatwe zawieszenie, zamknięcie lub zmiana profilu działalności.
  • Możliwość wyboru formy opodatkowania.
  • Zwykle niższe koszty księgowości.
• Wady:
  • Pełna odpowiedzialność całym majątkiem osobistym.
  • Brak płatnych urlopów i świadczeń za czas bez pracy.
  • Stałe składki ZUS po okresach ulg, niezależnie od przychodów.
  • Trudniejsze pozyskanie inwestora, wejście wspólnika często wymaga przekształcenia w spółkę.
  • Konieczność śledzenia zmian podatkowych i ZUS (lub współpracy z księgowym).

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.):

• Zalety:
  • Ograniczona odpowiedzialność wspólników – co do zasady tylko do wniesionego kapitału.
  • Często większe zaufanie kontrahentów i instytucji.
  • Łatwiejsze pozyskiwanie inwestorów, możliwość sprzedaży udziałów.
  • Możliwość powołania profesjonalnego zarządu.
• Wady:
  • Konieczność wniesienia kapitału zakładowego min. 5000 zł.
  • Bardziej skomplikowana i droższa rejestracja w KRS.
  • Obowiązkowa pełna księgowość i wyższe koszty obsługi.
  • Podwójne opodatkowanie (CIT w spółce + PIT od dywidend wspólników).
  • Bardziej złożone zasady zmian, likwidacji, zawieszenia.

Dobór formy prawnej powinien wynikać z Twoich planów i sytuacji. Dla większości małych firm na początek najbardziej praktyczna jest jednoosobowa działalność gospodarcza.

Jak przygotować się do założenia firmy?

Zanim zaczniesz wypełniać wniosek w CEIDG, warto przygotować kilka podstawowych rzeczy. Dobre planowanie oszczędza czas i nerwy oraz pomaga uniknąć błędów. Decyzje z tego etapu wpływają na Twój biznes przez kolejne lata, dlatego warto się nad nimi spokojnie zastanowić.

Przygotowanie dotyczy nie tylko dokumentów, ale też podstawowych założeń – nazwy firmy, adresu, zakresu usług i kodów PKD. To podstawa działalności, na której oprzesz dalsze działania.

Wybór nazwy firmy – zasady i ograniczenia

Przy jednoosobowej działalności nazwa firmy musi zawierać Twoje imię i nazwisko w mianowniku, np. „Jan Kowalski”. Najpierw imię, potem nazwisko. Do tego możesz dodać inne elementy – opis branży („Jan Kowalski Usługi budowlane”), miejsce („Jan Kowalski Sklep wędkarski Kraków”) albo element marketingowy („Fotografia z pasją Joanna Nowak”). Jedna osoba fizyczna może mieć tylko jeden wpis w CEIDG, ale w ramach tego wpisu może prowadzić wiele aktywności. Przy różnych rodzajach działalności lepiej wybrać nazwę dość ogólną.

Przed wyborem nazwy sprawdź, czy ktoś już jej nie używa. Możesz to zrobić w bazach CEIDG i KRS, a także w wyszukiwarce znaków towarowych Urzędu Patentowego. Dobrze jest też sprawdzić dostępność domeny internetowej i profili w social mediach, bo obecność online jest dziś bardzo ważna.

Określenie adresu prowadzenia działalności

We wniosku o wpis do CEIDG podajesz kilka adresów. Najważniejsze to:

• adres do doręczeń – tam urzędy wysyłają papierową korespondencję (nie musi to być adres zamieszkania),
• adres stałego miejsca wykonywania działalności – miejsce, w którym stale świadczysz usługi lub wydajesz towary.

Adres zamieszkania musisz również podać, ale nie jest on widoczny publicznie w CEIDG – trafia do urzędu skarbowego, ZUS i GUS.

Stałe miejsce działalności może się znajdować w mieszkaniu, biurze, sklepie, magazynie itd. Jeśli pracujesz w różnych miejscach, zgłaszasz wszystkie. Jeśli usługi świadczysz wyłącznie u klientów (np. mobilny serwis, sprzątanie), możesz zaznaczyć „brak stałego miejsca wykonywania działalności”. Wtedy dla celów podatkowych przyjmowany jest Twój adres zamieszkania. Do każdego zgłaszanego adresu musisz mieć tytuł prawny (np. własność, współwłasność, najem, dzierżawa, użyczenie).

Od 2025 r. obowiązkowo podajesz też adres do e-Doręczeń. To elektroniczna skrzynka, na którą urzędy wysyłają pisma w formie cyfrowej, z mocą listu poleconego. Musisz ją regularnie sprawdzać. Możesz też skorzystać z usług wirtualnego biura, które udostępni Ci adres i obsłuży korespondencję.

Wybór kodów PKD dla działalności

Przy rejestracji firmy musisz przypisać działalność do kodów Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). Są one potrzebne do statystyk, ale mają też wpływ na podatki, VAT, kasę fiskalną czy wymagane zezwolenia. Wybierasz:

• jeden kod główny – główna działalność (ta, z której będą najwyższe przychody),
• dodatkowe kody – inne czynności, którymi zamierzasz się zajmować.

Od 1 stycznia 2025 r. obowiązuje PKD 2025, które zastąpiło PKD 2007 i dodaje nowe zawody. Nowe firmy od razu wybierają kody z PKD 2025. Firmy założone wcześniej muszą zaktualizować kody do końca 2026 r. W przeciwnym razie 1 stycznia 2027 r. system sam zmieni im kody, co może być obarczone błędem.

Kody możesz później bezpłatnie zmieniać, dodawać i usuwać, aktualizując wpis w CEIDG. Przy wątpliwościach możesz skorzystać z wyszukiwarek PKD (np. na biznes.gov.pl) lub zapytać księgowego.

Czy potrzebujesz dodatkowych zezwoleń i licencji?

Zasadą jest swoboda działalności – większość firm nie potrzebuje zgody urzędu, by działać. Są jednak branże, gdzie z powodu bezpieczeństwa, zdrowia, porządku publicznego czy interesu państwa trzeba mieć specjalne zezwolenia. Mogą to być: licencje, koncesje, zezwolenia lub wpis do rejestru działalności regulowanej. Trzeba to sprawdzić przed rozpoczęciem działalności, bo bez takich dokumentów nie można legalnie działać w danej branży.

Te pozwolenia to coś innego niż sam wpis w CEIDG. Rejestracja firmy jest szybka, ale zdobycie koncesji czy licencji może trwać dłużej i wymaga spełnienia wielu dodatkowych warunków.

W jakich branżach wymagane są koncesje i licencje?

Koncesje są potrzebne przy działalności szczególnie ważnej dla państwa, m.in. przy:

• poszukiwaniu, wydobywaniu i przesyłaniu kopalin,
• produkcji i obrocie materiałami wybuchowymi, bronią i amunicją,
• wytwarzaniu, przesyle i dystrybucji energii i paliw,
• ochronie osób i mienia,
• nadawaniu programów radiowych i telewizyjnych,
• prowadzeniu kasyna.

Licencje i zezwolenia są wymagane w innych branżach regulowanych, np. gdy chcesz:

• sprzedawać alkohol,
• prowadzić aptekę lub hurtownię farmaceutyczną,
• handlować wyrobami akcyzowymi,
• zbierać lub przetwarzać odpady.

Wpis do rejestru działalności regulowanej jest potrzebny m.in. przy:

• usługach detektywistycznych,
• przechowywaniu dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców,
• indywidualnej praktyce lekarskiej lub pielęgniarskiej,
• organizowaniu imprez turystycznych,
• prowadzeniu stacji kontroli pojazdów.

W wielu przypadkach trzeba też mieć konkretne kwalifikacje, odpowiednie pomieszczenia lub specjalistyczny sprzęt. Informacje o wymaganiach dla poszczególnych działalności znajdziesz na biznes.gov.pl.

Jak uzyskać wymagane pozwolenia na działalność gospodarczą?

Koncesje, licencje, zezwolenia czy wpisy do rejestru załatwia się po zarejestrowaniu firmy. Proces jest zazwyczaj bardziej skomplikowany niż samo złożenie wniosku w CEIDG. Składasz dodatkowe wnioski do właściwych urzędów – np. koncesję na obrót paliwami wydaje Prezes Urzędu Regulacji Energetyki.

Trzeba spełnić warunki przewidziane w odpowiednich ustawach: posiadanie kwalifikacji, doświadczenia, zaplecza technicznego, spełnienie norm bezpieczeństwa, niekiedy wykupienie polisy OC. Często wiąże się to też z opłatami administracyjnymi. Dopiero po wydaniu pozytywnej decyzji możesz prowadzić działalność regulowaną. Rozpoczęcie jej bez wymaganego zezwolenia grozi karami finansowymi i innymi sankcjami.

Jak przebiega rejestracja firmy krok po kroku?

Rejestracja firmy, zwłaszcza jednoosobowej, jest prostsza, niż się wydaje. Dzięki internetowi większość spraw załatwisz z domu. W praktyce wszystko sprowadza się do wypełnienia jednego formularza CEIDG-1. Zastępuje on osobne zgłoszenia do kilku instytucji. Jest to równocześnie:

• wniosek o wpis do CEIDG,
• zgłoszenie do urzędu skarbowego (o nadanie NIP),
• zgłoszenie do GUS (o nadanie REGON),
• zgłoszenie płatnika składek do ZUS.

W formularzu CEIDG-1 ustalasz nazwę firmy, adresy, kody PKD, formę opodatkowania i inne ważne sprawy. Dlatego dobrze jest mieć je przemyślane przed rozpoczęciem wypełniania. Systemy online prowadzą użytkownika krok po kroku.

Jak złożyć wniosek do CEIDG przez internet i stacjonarnie?

Wniosek o wpis do CEIDG możesz złożyć na kilka sposobów:

1. Online przez Biznes.gov.pl: Wchodzisz na biznes.gov.pl, logujesz się Profilem Zaufanym, mObywatelem albo bankowością elektroniczną, wypełniasz i podpisujesz wniosek CEIDG-1. System podpowiada, co wpisać, i sprawdza poprawność danych.
2. Online przez platformy księgowe (np. inFakt): Możesz skorzystać z kreatora wniosku lub pomocy księgowego. Po uzupełnieniu danych podpisujesz i wysyłasz wniosek przez system.
3. W urzędzie gminy lub miasta: Możesz przyjść z już wypełnionym formularzem, wypełnić go na miejscu albo wcześniej wysłać elektronicznie i tylko podpisać w urzędzie (po wydrukowaniu lub wpisaniu kodu). Urzędnik potwierdzi Twoją tożsamość i pomoże w razie potrzeby.
4. Pocztą: Możesz wysłać wniosek listem poleconym, ale wtedy Twój podpis musi być potwierdzony notarialnie.

Wpis do CEIDG jest darmowy. Dane firmy pojawią się w rejestrze najpóźniej następnego dnia roboczego, a działalność może ruszyć w dniu wskazanym we wniosku jako data rozpoczęcia.

Jakie dokumenty są potrzebne do rejestracji?

Do rejestracji nie potrzebujesz wielu papierów – liczą się głównie dane, które wpisujesz do CEIDG-1. Potrzebne będą:

• dokument tożsamości (dowód, paszport lub dokument w aplikacji mObywatel),
• PESEL – jeśli go posiadasz,
• NIP i REGON – jeśli były już kiedyś nadane (np. przy poprzedniej działalności). W przeciwnym razie zostaną nadane automatycznie.

We wniosku podajesz m.in.:

• imię, nazwisko, imiona rodziców, datę i miejsce urodzenia,
• dane dokumentu tożsamości,
• wszystkie obywatelstwa,
• adres zamieszkania, adres do doręczeń i adres miejsca wykonywania działalności,
• pełną i skróconą nazwę firmy,
• kody PKD,
• planowaną liczbę pracowników,
• datę rozpoczęcia działalności,
• informacje o ubezpieczeniu (ZUS, KRUS, zagranica),
• dane właściwego urzędu skarbowego,
• adres e-mail do e-Doręczeń.

Warto mieć te dane przygotowane przed wypełnianiem wniosku.

Jak uzyskać numer NIP i REGON dla firmy?

Formularz CEIDG-1 jest jednocześnie wnioskiem o nadanie NIP i REGON, jeśli ich nie masz. Nie składasz osobnych dokumentów do urzędu skarbowego ani do GUS.

Jeśli nie masz NIP ani REGON, po złożeniu wniosku:

• NIP zostanie dodany do Twojego wpisu w CEIDG w ciągu 1 dnia roboczego,
• REGON – w ciągu 7 dni.

Swój wpis razem z NIP i REGON możesz sprawdzić w publicznej wyszukiwarce CEIDG. Osobom fizycznym, które już miały NIP, nie przyznaje się nowego – JDG korzysta z tego samego numeru.

Jak skorzystać z rejestracji firmy online?

Rejestracja online bardzo ułatwia założenie firmy. Dzięki serwisom rządowym i prywatnym można wypełnić wszystkie formularze bez wizyty w urzędzie. To oszczędność czasu, a systemy prowadzą krok po kroku przez proces.

Podstawą są narzędzia cyfrowe takie jak Profil Zaufany i e-Doręczenia. Dobrze je znać, bo przydają się później także przy innych sprawach firmowych.

Jak wygląda proces założenia firmy przez internet?

Na portalu Biznes.gov.pl wygląda to tak:

1. Przygotowanie danych: Zbierasz dane osobowe (imię, nazwisko, PESEL, dokument tożsamości), nazwę firmy, kody PKD, adresy, formę opodatkowania, informacje o ubezpieczeniu i urząd skarbowy.
2. Logowanie: Logujesz się na biznes.gov.pl Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Profil Zaufany możesz szybko założyć np. przez bankowość elektroniczną.
3. Wypełnienie CEIDG-1: System generuje formularz i prowadzi Cię przez kolejne sekcje. Sprawdza poprawność danych. Możesz zapisać szkic wniosku i wrócić do niego później.
4. Dodatkowe zgłoszenia: W tym samym procesie możesz zgłosić się do ZUS/KRUS, wybrać formę opodatkowania i złożyć VAT-R (rejestracja do VAT), jeśli chcesz lub musisz być VAT-owcem.
5. Adres do e-Doręczeń: Od 2025 r. podczas rejestracji zakładasz także adres do e-Doręczeń dla swojej firmy.
6. Podpisanie i wysłanie: Na koniec podpisujesz wniosek Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i wysyłasz go w systemie.
7. Potwierdzenie: Otrzymujesz numer sprawy oraz Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia (UPP) w formacie XML. Dane o firmie pojawią się najpóźniej następnego dnia roboczego, a NIP i REGON zostaną nadane automatycznie.

Profil Zaufany, e-doręczenia i inne cyfrowe narzędzia

Przy prowadzeniu firmy przydają się szczególnie:

• Profil Zaufany: Darmowe narzędzie do potwierdzania tożsamości w internecie i podpisywania dokumentów elektronicznych. Służy do logowania m.in. na Biznes.gov.pl, PUE ZUS czy ePUAP. Można go szybko założyć przez większość banków.
• Podpis kwalifikowany: Płatny podpis elektroniczny o mocy podpisu własnoręcznego. Można nim podpisywać wnioski do urzędów i umowy, jest uznawany także w innych krajach UE.
• E-Doręczenia: Od 2025 r. każdy przedsiębiorca zakłada skrzynkę do e-Doręczeń. To elektroniczny odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Urzędy wysyłają tam pisma zamiast pocztą tradycyjną. Trzeba regularnie ją sprawdzać.
• Konto Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl: Pozwala nie tylko założyć firmę, ale też później zmieniać dane, zawieszać, wznawiać i kończyć działalność online.

Jak wybrać formę opodatkowania przy zakładaniu firmy?

Wybór formy opodatkowania wpływa na wysokość podatku, obowiązki księgowe i możliwość korzystania z ulg. Dla jednoosobowej działalności masz trzy główne opcje. Informację o wyborze podajesz w formularzu CEIDG-1. Jeśli nic nie wskazujesz, domyślnie rozliczasz się na zasadach ogólnych.

Formy opodatkowania działalności gospodarczej w Polsce

Jako osoba prowadząca działalność gospodarczą płacisz PIT. Możesz wybrać:

1. Zasady ogólne (skala podatkowa):
   • 12% dla dochodu do 120 000 zł rocznie,
   • 32% dla nadwyżki ponad 120 000 zł.

   Podatek liczony jest od dochodu (przychód – koszty). Możesz korzystać z kwoty wolnej 30 000 zł, wielu ulg oraz wspólnego rozliczenia z małżonkiem.

2. Podatek liniowy 19%: Stała stawka 19% od dochodu, niezależnie od wysokości zarobków. Opłacalny przy wyższych dochodach, ale bez prawa do kwoty wolnej, większości ulg i wspólnego rozliczenia z małżonkiem.
3. Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych: Podatek liczony od przychodu (bez kosztów). Stawki od 2% do 17% zależnie od rodzaju działalności. Może być dobrym wyborem przy niskich kosztach własnych i niskich stawkach ryczałtu. Nie wszystkie działalności mogą korzystać z ryczałtu.

Karta podatkowa jest dostępna tylko dla tych, którzy korzystali z niej w 2021 r. i kontynuują tę formę – nowych podatników już się do niej nie przyjmuje.

Który sposób rozliczania podatku wybrać?

Przy wyborze warto kierować się m.in. poziomem dochodów i kosztów:

• Zasady ogólne:
  • dobre przy dochodach do 120 000 zł i przy dużych kosztach,
  • dają dostęp do kwoty wolnej i wszystkich ulg,
  • pozwalają rozliczać się wspólnie z małżonkiem.
• Podatek liniowy 19%:
  • opłacalny przy wyższych dochodach (często powyżej ok. 160 000 zł rocznie),
  • umożliwia odliczanie kosztów,
  • ale bez kwoty wolnej i większości ulg oraz bez wspólnego rozliczenia z małżonkiem.
• Ryczałt:
  • korzystny przy niskich kosztach i przy działalnościach z niską stawką ryczałtu,
  • nie pozwala odliczać kosztów,
  • nie jest dostępny dla wszystkich typów działalności.

Wybór najlepiej omówić z księgowym lub doradcą podatkowym, który policzy warianty dla Twojej sytuacji.

Możliwość zmiany formy opodatkowania po rejestracji

Formę opodatkowania można zmienić, ale tylko w określonym czasie. Zazwyczaj do 20. dnia miesiąca po miesiącu, w którym osiągnąłeś pierwszy przychód w roku, lub do końca roku, jeśli pierwszy przychód był w grudniu. Zmiana dotyczy całego roku podatkowego, także miesięcy poprzednich. Zgłasza się ją przez aktualizację wpisu w CEIDG lub bezpośrednio do urzędu skarbowego.

Obowiązek VAT – kiedy musisz zarejestrować się jako podatnik VAT?

VAT to podatek od towarów i usług naliczany przy sprzedaży. Płacisz go niezależnie od PIT i wybranej formy opodatkowania dochodu. Co do zasady przedsiębiorca ma obowiązek rejestracji do VAT, ale istnieje zwolnienie dla części firm.

Kiedy rejestracja VAT jest obowiązkowa?

Nie musisz rejestrować się do VAT, jeśli:

1. Twój obrót roczny nie przekracza 200 000 zł netto (limit zostanie podniesiony do 240 000 zł od 1 stycznia 2026 r.). Jeśli działalność zaczynasz w trakcie roku, limit liczy się proporcjonalnie.
2. Sprzedajesz tylko towary i usługi zwolnione z VAT (np. część usług medycznych, edukacyjnych, finansowych).

Niektóre towary i usługi wymuszają rejestrację do VAT niezależnie od obrotu. Dotyczy to m.in. wielu usług doradczych, sprzedaży części samochodowych, wyrobów z metali szlachetnych czy towarów akcyzowych.

Procedura zgłoszenia VAT i VAT-UE

Jeżeli musisz lub chcesz zostać czynnym podatnikiem VAT, składasz formularz VAT-R do urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania. Możesz zrobić to:

• od razu przy rejestracji w CEIDG (zaznaczając odpowiednią opcję),
• później – najpóźniej dzień przed rozpoczęciem sprzedaży opodatkowanej VAT.

Zgłoszenie możesz złożyć elektronicznie lub osobiście. W tym samym formularzu możesz zaznaczyć rejestrację do VAT-UE, jeśli planujesz transakcje z kontrahentami z innych krajów UE. Po rejestracji Twój numer NIP z przedrostkiem PL pojawi się w bazie VIES.

Możliwość korzystania ze zwolnienia z VAT

Zwolnienie z VAT jest popularne wśród małych firm, bo upraszcza rozliczenia. Opłaca się głównie wtedy, gdy:

• Twoimi klientami są głównie osoby prywatne,
• nie ponosisz wysokich kosztów z VAT,
• nie działasz w branży wymagającej rejestracji do VAT.

Zalety zwolnienia:

• brak obowiązku składania deklaracji VAT i prowadzenia szczegółowych rejestrów VAT,
• możliwość oferowania niższych cen brutto dla klientów indywidualnych,
• mniej formalności.

Wady zwolnienia:

• brak prawa do odliczenia VAT z faktur zakupowych,
• część firm B2B woli współpracować z podatnikami VAT,
• problemy przy transakcjach międzynarodowych.

Przy dużych wydatkach inwestycyjnych rejestracja do VAT może być korzystna, bo pozwala odzyskać VAT z zakupów.

Zasady składek ZUS i ulgi dla nowych firm

Każdy przedsiębiorca w Polsce musi płacić składki do ZUS (społeczne i zdrowotne). To często duże obciążenie, szczególnie na początku. Z tego powodu istnieją różne ulgi dla nowych firm: ulga na start, preferencyjne składki i Mały ZUS Plus.

Jak oblicza się składki ZUS na start?

Wysokość składek zależy od tego, czy korzystasz z ulg:

• Ulga na start (pierwsze 6 miesięcy): Płacisz tylko składkę zdrowotną, bez składek na ubezpieczenia społeczne i Fundusz Pracy/Fundusz Solidarnościowy.
• Preferencyjne składki (Mały ZUS, kolejne 24 miesiące): Składki społeczne liczone są od 30% minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. podstawa 1399,80 zł) + składka zdrowotna.
• Mały ZUS Plus: Po preferencyjnych składkach, jeśli przychód z poprzedniego roku nie przekroczył 120 000 zł, podstawa składek zależy od faktycznego dochodu. Ulga obowiązuje maksymalnie 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia firmy.
• Duży ZUS: Po okresach ulg składki społeczne liczone są od 60% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (w 2025 r. podstawa 5203,80 zł).

Składka zdrowotna jest obowiązkowa zawsze. Jej wysokość zależy od formy opodatkowania:

• skala – 9% dochodu,
• podatek liniowy – 4,9% dochodu,
• ryczałt – stała kwota zależna od progu przychodów.

Minimalna składka zdrowotna na skali i liniowym to 9% od 75% minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. 314,96 zł miesięcznie).

Jakie ulgi i zwolnienia przysługują nowym przedsiębiorcom?

Główne ulgi dla nowych firm:

1. Ulga na start: Przez 6 pełnych miesięcy nie płacisz składek społecznych ani na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy – tylko zdrowotną. Warunki:
   • firma założona po raz pierwszy lub po co najmniej 60 miesiącach przerwy,
   • nie wykonujesz na rzecz byłego pracodawcy tych samych czynności, które robiłeś na etacie w ciągu ostatniego roku.

   Dobrą praktyką jest rozpoczęcie działalności drugiego dnia miesiąca – wtedy uzyskujesz pełne 6 miesięcy ulgi.

2. Preferencyjne składki (Mały ZUS): Po uldze na start przez kolejne 24 miesiące płacisz niższe składki społeczne (od 30% minimalnego wynagrodzenia).
3. Mały ZUS Plus: Po zakończeniu Małego ZUS, jeśli roczny przychód nie przekroczył 120 000 zł, możesz płacić składki społeczne wyliczane od dochodu. Maksymalnie przez 36 miesięcy w ciągu ostatnich 60 miesięcy prowadzenia działalności.

Jak zgłosić siebie i pracowników do ubezpieczeń?

Zgłoszenie do ZUS można zrobić:

1. Razem z wnioskiem CEIDG-1: System na Biznes.gov.pl na podstawie Twoich odpowiedzi przygotuje formularze ZUS ZUA (pełne ubezpieczenia) lub ZUS ZZA (tylko zdrowotne). Wpiszesz też kod wykonywanego zawodu.
2. Osobno po założeniu firmy: Masz 7 dni od daty rozpoczęcia działalności na zgłoszenie przez PUE ZUS.

ZUS na podstawie wpisu w CEIDG zakłada konto płatnika składek i wysyła numer rachunku składkowego. Jeśli zatrudniasz pracowników, współpracujące osoby czy zleceniobiorców, musisz ich zgłosić do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy.

Księgowość w nowej firmie – jakie masz opcje?

Księgowość to stały element prowadzenia firmy. Trzeba ewidencjonować przychody, koszty i rozliczać podatki. Na szczęście nie musisz robić tego samodzielnie – dostępne są różne modele obsługi.

Samodzielne prowadzenie księgowości czy biuro rachunkowe?

Masz trzy główne możliwości:

1. Samodzielna księgowość: Dla osób, które dobrze czują się w przepisach i liczbach. Korzystasz z programów online, sam księgujesz dokumenty i wysyłasz deklaracje. Jest to najtańsze rozwiązanie, ale wymaga czasu i wiedzy.
2. Księgowość online (np. inFakt, ING Księgowość): Łączy samodzielne wystawianie faktur z pomocą księgowego. W pakiecie zwykle masz aplikację do faktur i kosztów, a księgowy zajmuje się rozliczeniami i kontaktami z urzędami.
3. Tradycyjne biuro rachunkowe: Pełne odciążenie – biuro prowadzi całą księgowość i reprezentuje Cię przed urzędami. To wygodne, ale zwykle droższe niż księgowość online. Często nie dostajesz dostępu do własnego programu fakturującego.

Jakie ewidencje są wymagane przy różnych formach opodatkowania?

Rodzaj dokumentacji zależy od wybranej formy opodatkowania:

• Skala podatkowa i podatek liniowy: Prowadzisz Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR). Ewidencjonujesz w niej przychody, koszty i inne zdarzenia, na podstawie których liczysz dochód.
• Ryczałt: Prowadzisz ewidencję przychodów. Nie ujmujesz w niej kosztów, bo podatek liczysz od przychodu.

Przy karcie podatkowej nie ma obowiązku prowadzenia KPiR ani ewidencji przychodów, ale ta forma jest zamknięta dla nowych podatników.

Niezależnie od formy opodatkowania trzeba przechowywać faktury, rachunki i inne dokumenty. Po przekroczeniu równowartości 2 mln euro przychodów rocznie pojawia się obowiązek pełnej księgowości (księgi rachunkowe).

Obowiązek korzystania z kasy fiskalnej – kiedy dotyczy?

Kasa fiskalna jest potrzebna przy sprzedaży na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych. Nie każda firma musi ją mieć od razu, ale niektóre branże – tak.

Kasa od pierwszej sprzedaży jest obowiązkowa m.in. dla:

• salonów fryzjerskich i kosmetycznych,
• firm transportowych, kurierskich, pocztowych,
• pośredników ubezpieczeniowych,
• usług prawniczych,
• sprzedaży paliw, gazu, wyrobów tytoniowych, alkoholu powyżej 1,2%.

Pozostałe firmy mogą korzystać ze zwolnienia z kasy, jeśli roczny obrót na rzecz osób prywatnych i rolników ryczałtowych nie przekroczył 20 000 zł (limit proporcjonalny przy rozpoczęciu w trakcie roku). Po przekroczeniu limitu masz 2 miesiące na zainstalowanie kasy. Brak kasy przy obowiązku jej stosowania grozi karami.

Czy musisz posiadać rachunek bankowy firmowy?

Przy jednoosobowej działalności nie zawsze musisz mieć osobny rachunek firmowy – możesz używać konta prywatnego, jeśli jesteś jego jedynym właścicielem. W praktyce jednak firmowe konto bardzo ułatwia rozdzielenie finansów i bywa wymagane w kilku sytuacjach.

Kiedy rachunek firmowy jest obowiązkowy dla przedsiębiorcy?

Rachunek firmowy jest niezbędny, gdy:

1. Realizujesz transakcje biznesowe powyżej 15 000 zł: Płatności między firmami o wartości co najmniej 15 000 zł muszą iść przez rachunek płatniczy – w działalności gospodarczej będzie to rachunek firmowy.
2. Jesteś czynnym podatnikiem VAT: Twój rachunek firmowy jest wtedy widoczny na Białej liście podatników VAT. Kontrahenci, którzy chcą odliczać VAT, muszą zapłacić właśnie na ten numer.
3. Stosujesz split payment: Przy mechanizmie podzielonej płatności konieczne jest posiadanie rachunku firmowego i rachunku VAT.

Nawet gdy prawo nie wymaga konta firmowego, warto je mieć – porządkuje finanse i ułatwia rozliczenia. Numer rachunku podajesz we wniosku CEIDG jako firmowy numer konta.

Jak wybrać konto bankowe dla firmy?

Wybierając konto, zwróć uwagę m.in. na:

1. Opłaty: Czy są opłaty za prowadzenie konta, kartę, przelewy (szczególnie do ZUS i US), wypłaty z bankomatów oraz dodatkowe prowizje.
2. Bankowość online i mobilną: Prosty w obsłudze serwis internetowy i aplikacja mobilna są dziś standardem.
3. Integrację z systemami księgowymi: Przy księgowości online przydatna będzie automatyczna wymiana danych między bankiem a programem księgowym.
4. Usługi dodatkowe: Terminal płatniczy, oferta kredytów firmowych, leasingu, kont walutowych itp.
5. Jakość obsługi: Dostępność doradcy, infolinii, czatów.

Wiele banków ma specjalne oferty dla nowych firm – np. darmowe konto przez rok lub inne bonusy. Warto porównać co najmniej kilka ofert.

Najczęściej zadawane pytania związane z zakładaniem firmy

Start firmy budzi wiele pytań – zarówno o formalności, jak i o dalsze prowadzenie działalności. Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęstsze z nich.

Czy musisz rejestrować działalność, jeśli chcesz dorabiać?

Nie zawsze. Jeśli Twoje miesięczne przychody nie przekraczają 75% minimalnego wynagrodzenia (w 2025 r. 3499,50 zł), a w ostatnich 60 miesiącach nie prowadziłeś działalności, możesz działać jako osoba prowadząca działalność nierejestrowaną. Sprawdza się to np. przy korepetycjach, rękodziele, drobnych usługach czy sprzedaży okazjonalnej.

Przy działalności nierejestrowanej trzeba prowadzić prostą ewidencję sprzedaży, rozliczyć przychody w PIT-36 i stosować przepisy o ochronie konsumenta i danych osobowych. Po przekroczeniu limitu przychodów w danym miesiącu masz 7 dni na założenie firmy w CEIDG. Od 2026 r. limit będzie kwartalny i wyniesie 225% minimalnej pensji (prognozowane 10 813,50 zł).

Jak zmienić dane swojej firmy?

Zmiany, takie jak adres, kody PKD, nazwa, forma opodatkowania czy numer rachunku, możesz wprowadzać online przez Biznes.gov.pl, korzystając z Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Aktualizacja w CEIDG automatycznie trafia do urzędu skarbowego, ZUS i GUS.

Ważne, aby robić to na bieżąco, szczególnie przy zmianach wpływających na podatki czy ZUS (np. forma opodatkowania ma ściśle określone terminy zmiany).

Jak zawiesić lub zakończyć działalność gospodarczą?

Zarówno zawieszenie, jak i zamknięcie firmy robisz przez CEIDG, najlepiej online.

• Zawieszenie działalności:
  • możliwe na okres co najmniej 30 dni,
  • w czasie zawieszenia nie możesz osiągać bieżących przychodów (z wyjątkami, np. przyjmowanie płatności za wcześniejsze usługi),
  • zawieszenie zwalnia z obowiązku opłacania składek społecznych ZUS i zaliczek na PIT (chyba że masz inne tytuły do ubezpieczenia).
• Zakończenie działalności:
  • składasz wniosek o wykreślenie z CEIDG,
  • informacja automatycznie trafia do urzędu skarbowego i ZUS,
  • po zamknięciu firmy trzeba jeszcze rozliczyć podatki i przechowywać dokumenty przez wymagany okres.

Oba wnioski są darmowe i możesz je złożyć bez wychodzenia z domu.